Event giao lưu xuất hiện rất lớn trong cuộc sống hằng ngày của chúng ta, có thể kể tới như giao lưu ở hội trại, đá bóng, bóng chuyền, văn nghệ, một hội nghị, hội thảo, trao đổi…

Hiện nay, các cơ sở Đoàn thường thực hiện giao lưu văn hóa, văn nghệ. Và đây sẽ là loại hình giao lưu mà chúng tôi muốn nói đến trong bài viết này.

Cũng như tất cả các chương trình khác, muốn chương trình giao lưu diễn ra thành công thì nên nên có sự chuẩn bị một cách thức kỹ càng, muốn chuẩn bị kỹ phải lưu ý một số rủi ro sau:

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Thứ nhất, ai sẽ là người tham gia giao lưu, với số lượng khoảng chừng bao nhiêu, thành phần như thế nào, chúng ta có thể chia làm bao nhiêu tổ, chia theo các đơn vị một tổ hoặc một đơn vị thành một tổ? Số lượng nam nữ có quá chênh lệch nhau hay là không? Độ tuổi trung bình là bao nhiêu? (Bạn nên lưu ý rủi ro này nhé, vì rất có thể bạn sẽ gặp những rắc rối từ việc đối tượng tham dự không tương đồng về tuổi tác hoặc là ngành nghề)

Thứ hai là mục tiêu của sự kiện giao lưu

Người thực hiện event phải thực hiện được chức năng cụ thể của thực hiện mình như chức năng giáo dục và rèn luyện; chức năng vui chơi và giải trí. Ví dụ qua hình thức diễn kịch, bạn có thể lồng ghép một vài kiến thức về văn hóa, phong tục tập quán của địa phương.

công ty tổ chức tất niên

Do xuất phát từ khái niệm giao lưu nên người thực hiện event nên xem đây là dịp thực hiện các chức năng cụ thể của tổ chức mình. Rèn luyện cho người chơi kỹ năng thuyết trình, tự tin trước đám đông…

Thứ ba là thời gian

Bạn cần nhớ nguyên tắc “thời gian hoạt động càng các cường độ hoạt động càng ít” để quyết định tổng thời gian sự kiện giao lưu diễn ra là bao lâu, vài giờ hay vài ngày. Nếu giao lưu vào bao ngày thì bạn cân nhắc những hoạt đông thể dục thể thao, tham quan… Còn Nếu là đêm thì phải là đa số hoạt động văn hóa nghệ thuật. Ngoài ra, một số hoạt động ăn uống, sinh hoạt cá nhân cũng nên phân bổ thời gian cho hợp lý.

điều tư là địa điểm giao lưu

Có bao nhiêu địa điểm nên sử dụng, địa điểm trong phòng hay là ngoài trời?

Chỗ ngồi cho người tham dự thế nào? Âm thanh, ánh sáng? Trang trí?

Thời tiết lúc giao lưu diễn ra?

Có gì thuận lợi cần phát huy, có gì khó khăn nên khắc phục?

Ngoài ra, bạn nên nên xem xét thêm những yếu tố khác nữa để sự chuẩn bị cho chương trình giao lưu event được diễn ra thành công.