Đối với những sự kiện được tổ chức tại những tỉnh, nhiều chuyến “chinh chiến xa nhà” thường khó khăn hơn so với đa số event được tổ chức ở địa bàn như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội. Với các chuyến đi xa như thế này thì cần phải có đa số chuẩn bị khác một chút, đặc biệt là vấn đề dự toán cho team tổ chức event đó bởi do có không hề ít chi phí phát sinh mà nếu không sự trù trước thì sẽ ảnh hưởng đến ngân sách. Khoản chi phí này thường gọi là “công tác phí”, bạn nên thêm nhiều khoản đi lại, ăn tại, dụng cụ, trang thiết bị. Thông thường thì người ta thường chia một số phần chi phí này làm 3 nhóm, cụ thể là:

công ty tổ chức tất niên

Chi phí đi lại: Khoản chi phí này thường là vấn đề đầu tiên mà một số nhà thực hiện event nghĩ đến. Đó là tiền xăng, sửa xe nếu xe hư, phạt hành chính (nếu có).hoàn chỉnh bạn phải có một khoản gọi là “dự phòng” để phòng xảy ra tình huống bất ngờ. Khi quyết toán thì bạn sẽ được hoàn trả lại chi phí này.

Chi phí ăn ở: Để tính được chi phí này, bạn hãy trả lời nhiều câu hỏi sau: Nhân sự gồm bao nhiêu người, tỉ lệ nam/nữ như thế nào, ở bao nhiêu ngày, có thể tại thêm người một phòng khách sạn hay không (có những khách sạn tại các tỉnh họ chỉ chấp nhận số người ở một phòng nhất định, do đó bạn phải dự trù kinh phí trong trường hợp số phòng tại nhiều hơn dự định). Về vấn đề ăn uống thì bao gồm ăn uống trên đường đi và ăn uống tại nơi thực hiện sự kiện. Ngoài bữa ăn chính, bạn nên tính thêm tiền chi ăn khuya cho nhân sự làm setup; café cho tài xế (nếu có)…

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Mua sắm vật dụng: Có các vật dụng bạn không thể mang theo mà phải mua sắm tại hiện truờng, bạn nên thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê đa số vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. cách thức tốt nhất là rà soát thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, vì đôi khi quá những việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không ngăn chặn.

Trên đây là đa số rủi ro cần lưu ý khi tổ chức các event tại nhiều địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ nguyên nhân vì tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hay là thay đổi. Nhưng hi vọng những lưu ý trên giúp bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong nhiều ngày đầu làm công việc tổ chức event tại tỉnh xa.

View more random threads: