Với năng lực hiện tại của đa số đơn vị thực hiện sự kiện Việt Nam thì thường không đủ khả năng cung ứng tất cả đa số thiết bị, vật dụng cho một chương trình thực hiện sự kiện. Và nhiều đơn vị thực hiện event sẽ chọn phương pháp hay là thuê ngoài hoặc tự thuê mướn. các người cho rằng việc tự thuê mướn và vận hành các thiết bị đó là cách để tiết kiệm chi phí cho event. Tuy nhiên, bạn biết không, việc thuê ngoài sẽ có rất lớn điểm lợi và đôi khi chi phí sẽ thấp hơn so với bạn tự làm đấy!

công ty tổ chức tất niên

Hầu như với tất cả một vài hạng mục bạn đều có thể thuê ngoài, việc thuê ngoài giúp bạn chuyên nghiệp hơn, quản lý event hoàn chỉnh hơn. Trong số nhiều dịch vụ và thiết bị thuê ngoài thì có một số hạng mục được thuê ngoài những, cụ thể:

rủi ro con người, nhân sự: Một team tổ chức chương trình sẽ có nhiều người thực hiện và chịu trách nhiệm chính và các người khác. Hãy tưởng tượng, bạn hoặc là đồng nghiệp của bạn là một người chủ chố của team, và bạn thuê những bạn PG cho event đó. Và để nhiều bạn PG làm perfect nhiệm vụ của bản thân tại sự kiện, bạn hoặc là đồng nghiệp của bạn sẽ nên làm việc với từng bạn PG, hướng dẫn từng người thì thời gian và công sức sẽ tốn rất nhiều. Thời gian đó bạn có thể dành để quản lý chung, coi ngó tiến trình tổ chức chương trình chẳng hạn.

công ty tổ chức sự kiện tất niên

Và bạn còn nên nhân lên rất nhiều thời gian “lãng phí” này nguyên nhân vì bạn không phải chỉ làm việc với nhóm PG mà còn nên làm việc với nhiều ca sĩ, diễn viên, MC, helper, âm thanh, ánh sáng, chụp ảnh… Thay bởi lẽ nên “đau đầu” làm việc với từng người, nhắc họ tới đúng giờ, thương lượng hợp đồng, sao bạn không outsource cho một đơn vị cung cấp thêm nào đó và chú tâm vào những việc khác chủ yếu hơn để đảm bảo thành công cho sự kiện.

Trang thiết bị

Trang thiết bị tổ chức event có thể là hệ thống âm thanh – ánh sáng, máy chiếu – màn chiếu, cabin phiên dịch (trong các sự kiện có yếu tố nước ngoài), màn hình LED, máy đánh laser, LCD… những vật dụng này thường một số công ty thực hiện sự kiện không có sẵn mà buộc nên đi thuê mướn. một vài nhà cung cấp thêm sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thiết bị, vận chuyển, quản lý và điều khiển những thiết bị, và người tổ chức sự kiện sẽ không nên bận tâm đến việc vận hành những thiết bị này nếu khám phá được một nhà cung cấp thêm đáng tin cậy.

Thi công – lắp đặt

Bạn nên làm việc kĩ với nhà cung cấp ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng tại vì đây là hạng mục quan trọng và mất không ít thời gian.