Khai trương, khánh thành là một trong các sự kiện đánh dấu tiến trình phát triển của công ty nguyên nhân vì thế mà được khá nhiều doanh nghiệp đặc biệt xem trọng. Đây không chỉ đáp ứng được nhu cầu của người tham gia mà còn marketing hình ảnh của doanh nghiệp tới với khách hàng và những đối tác của doanh nghiệp, bởi lẽ thế cần để thực hiện hoàn hảo event này đòi hỏi nhà tổ chức event cần tuân thủ theo quy trình nhất định gồm những bước sau:
1. Tiếp nhận thông tin từ khách hàng:
Khi nhận thực hiện từ đối tác bạn nên làm rõ các nội dung sau:
Lý do để tổ chức event này ra sao? mục tiêu ý nghĩa của sự kiện, thời gian tổ chức, địa điểm tổ chức, thành phần số lượng người tham gia tham dự, các yêu cầu đặc biệt trong sự kiện... từ đó sẽ là nền tảng để lập ra những nội dung cần làm tiếp theo cho công việc thực hiện.
công ty tổ chức tất niên
2.Trao đổi phân tích và tư vấn:
Đưa ra ý chủ đề, ý tưởng của event, bàn bạc tính khả thi để tiến hành chi tiết. Công việc này thông thường sẽ được tổ chức một nhóm người để phân tích kĩ lưỡng và chính xác hơn.
3. Xác định chi phí và báo giá:
Căn cứ vào nhân sự sự kiện, trang thiết bị, các hạng mục tổ chức tiệc ăn uống đi kèm, số lượng những hoạt động của sự kiện để định giá và báo giá với khách hàng. Thông thường sẽ thông qua đàm phán và làm việc trực tiếp bằng hợp đồng
4. Tiến hành ký kết hợp đồng thống nhất các hạng mục của sự kiện.
5. Tiến hành chuẩn bị :
-Lập danh sách khách mời.
-Xác định địa điểm tổ chức.
-Lên kịch bản chương trình.
-Thiết kế những banner, băng rôn, backrop sân khấu.
-In ấn và phát thư mời
-Xin giấy phép của cơ quan nhà nước để treo banner thông tin, marketing event .
-Nhận định và chuẩn bị những phương án rủi ro như trời mưa, mất điện,...
to chuc su kien hop mat cuoi nam
6. thực hiện sự kiện:
Tiến hành trang trí dàn dựng: Bên ngoài khu vực lễ, cổng chào khu vực khai trương, khu vực thực hiện tiệc (nếu có).
các hoạt động của buổi sự kiện :
- Dàn lễ tân mặt đồng phục chào và cài hoa lên áo cho đại biểu, khách mời.
- Văn nghệ chào mừng, múa lân khai mạc.
-Dẫn chương trình tuyên bố lý do giới thiệu, đại biểu.
- Phát biểu của các đại biểu.
- Nghi thức cắt băng rôn khánh thành.
- Lễ tân tiễn khách ra về
7. Kết thúc event:
Tiến hành tháo dỡ, dọn dẹp, kết thúc các công đoạn còn lại của hợp đồng, thu thập ý kiến khách hàng, đánh giá event.