Đối với các người làm sự kiện, phải làm thật nhiều, phải trải nghiệm để có thể xử lý được đa số rủi ro có thể xảy ra. Một trong những tình huống mà nhiều người thực hiện cảm thấy “khó xử” đó là tình trạng tới giờ khai mạc rồi nhưng hội trường vẫn còn khá vắng. Đặc biệt là trong những sự kiện hội nghị mà có các đại biểu quan trọng tham gia và họ đã đến đông đủ trước giờ khai mạc trong chương trình.

cho thuê âm thanh đám cưới

Để xử lý vấn đề này, nhiều người có đa số phương pháp khác nhau với những hiệu quả khác nhau. Tuy nhiên, tất cả mọi người đều đồng ý rằng, khách mời là yếu tố chủ yếu trong event, sự xuất hiện của khách mời đôi khi quyết định sự thành bại của event. Do đó, bạn cần phải phòng tránh hình huống này xảy ra từ khi lên kế hoạch cho sự kiện. nếu như để trường hợp như nói trên diễn ra, bạn phải đồng ý với tôi rằng khả năng quản lý của bạn chưa tốt.

nếu như event của bạn là chương trình cộng đồng, khách mời đến từ vô cùng nhiều nguồn và thậm chí là bạn khó có thể kiểm soát thì có lẽ giải pháp tình thế lúc đó là mở cửa tự do cho tất cả khán giả. Đồng thời, bạn phải nhanh chóng huy động nhân sự tìm cách thu hẹp bớt không gian tổ chức để tạo cảm giác khách mời đông hơn hoặc là thu dọn bớt ghế trống để mọi người nhìn vào không cảm thấy quá thưa thớt.

Nếu là một event như hội nghị, hội thảo mà lượng khách mời đến quá ít, hay trễ so với dự kiến thì bạn cần yêu cầu tất cả nhân viên gọi điện cho khách mời để nhắc họ về sự kiện sắp diễn ra, hay chuẩn bị diễn ra tại địa điểm nào.

cho thuê bàn ghế giá rẻ

Bạn hãy tận dụng thời gian trước khi diễn ra để cần mở những loại nhạc sôi động, hào hứng để tạo không khí cho chương trình của bản thân. Với các khách mời đã tới sớm thì bạn có thể mời họ lên hàng ghế đầu để ngồi, điều này giúp đỡ cho khán phòng nhìn có vẻ đông hơn một chút. Bạn cũng có thể huy động thêm đa số nhân sự phục vụ event trước và sau khi sự kiện kết thúc để ngồi vào ghế khách mời. Lưu ý là bạn không nên huy động các nhân sự đang làm nhiệm vụ trong event, điều đó chỉ làm mọi chuyện thêm rối hơn mà thôi.

MC đóng vai trò quan trọng trong sự kiện, đặc biệt trong trường hợp này. Nhất là trong phần đặt câu hỏi hay thảo luận, giao lưu với diễn giả thì MC phải khuấy động được không khí, tạo động lực cho khách mời hào hứng tham gia vào chủ đề của hội nghị.