Khách mời là một thành phần quan trọng có khả năng quyết định event được thực hiện có tốt đẹp hay không. bởi thế hầu hết các nhà tổ chức event đều chú trọng đến việc quản lý tốt khách mời tham gia event. Để làm tốt nhất việc này người thực hiện sự kiện cần phải biết cách thức tổ chức, lên kế hoạch và có khả năng xử lý đa số sự cố có thể xảy ra.

http://www.tochucsukienpro.com/to-chuc-su-kien-cuoi-nam-gala-dinner-ct57/

Vậy để quản lý tốt nhất khách mời tham gia event bạn cần phải sử dụng đa số biện pháp nào? Hãy tham khảo một số thông tin mà chúng tôi cung cấp dưới đây.

Xác định đối tượng khách mời tham gia sự kiện là ai?

Với tư cách là một người tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp thì bạn cần phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thêm một danh sách số lượng khách mời là bao nhiêu và đối tượng là những ai. Sau khi đã nắm trong tay danh sách khách mời thì bạn nên phối hợp với phía doanh nghiệp để tiến hành gửi thiệp mời đến khách hàng nếu có thể bạn có thể gọi điện để xác nhận sự có mặt của khách mời trong sự kiện.

Sau khi đã làm việc này thì bạn sẽ nắm trong tay chính xác danh sách khách mời sẽ có mặt trong sự kiện. bởi vì thế trong quá trình chuẩn bị tổ chức sự kiện bạn nên gọi điện trước cho khách mời khoảng hai ngày để chắc chắn danh sách khách mời chính thức chuẩn nhất. Bên cạnh đó bạn cần phải chuẩn bị sẵn đa số phương án dự phòng để xử lý đa số tình huống phát sinh liên quan đến khách mời trong quá trình event được diễn ra.

Chuẩn bị khu vực check in cho khách mời

Điều này rất cần thiết khi thực hiện event, điều bạn cần làm là bố trí từ 2 tới 4 chiếc bàn cùng một vài đa số PG đa số người này sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn việc check in cho khách mời tới tham dự sự kiện. Bạn cũng cần có sự đặc biệt quan tâm đến một vài nhân vật quan trọng hoặc đại diện của cơ quan truyền thông khi họ tham gia event bằng cách thức sắp xếp thêm một chiếc bàn riêng để check in.

to chuc le khai truong

Bên cạnh đó, để tránh sự ồ ạt, chen lấn ra vào, bạn nên bố trí thêm 2 PG đứng phía trước hàng để check in. Ngoài ra, tùy theo đặc điểm của sự kiện được tổ chức mà bạn có thể đặt thêm khá nhiều bàn có nhiệm vụ check in khác nhau nhằm hạn chế việc tập trung quá đông khách mời tại một khu vực như bàn ghi danh lấy thông tin, bàn tặng quà door gift, bàn cài hoa lên áo.