Hầu hết tất cả các doanh nghiệp khi tổ chức event họp báo, hội nghị với mục đích mô tả cũng quảng bá cho hình ảnh của doanh nghiệp mình tới với khách hàng, đối tác cũng như giới truyền thông. Chính bởi vì thế hầu hết các doanh nghiệp này phải làm sao để sự kiện được diễn ra thành công tốt đẹp và phải thật đặc sắc. Có như thế thì những khách mời tham gia mới có dấu ấn riêng về hình ảnh của doanh nghiệp bạn, là bàn đạp để phát triển sau này.

http://www.tochucsukienpro.com/to-chuc-su-kien-cuoi-nam-gala-dinner-ct57/

Vậy event họp báo, hội nghi được thực hiện theo quy trình nào? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi đưa ra dưới đây.

Lên kế hoạch cụ thể cho event

Bước này là bước quan trọng nhất tại vì đây là tiền đề để tổ chức các bước tiếp theo. Sau khi đã xác định được đích đến cũng như chủ đề của event thì mới có thể làm các việc tiếp theo như lựa chọn ý tưởng thiết kế cho event, cần phải sử dụng những loại bàn ghế nào, đối tượng khách mời tham dự event gồm thành phần là những ai, số lượng là bao nhiêu, như vậy có phù hợp với không khí của event hay là không.

Thông thường thì hầu hết sự kiện như thế này đều có không khí trang nghiêm, lịch sự bởi lẽ hội nghị thì cần có sự trao đổi cũng như di chuyển qua lại giữa các dãy bàn với nhau. Sau khi đã xác định được chủ đề của buổi tiệc thì việc tiếp theo cần làm là lên kế hoạch tổ chức sự kiện bao gồm những thông tin như yêu cầu của event, nội dung, thời gian và địa điểm thực hiện như thế nào, kinh phí cần thiết để tổ chức là bao nhiêu, kịch bản của chương trình, lên kế hoạch khách mời.

Tiến hành tổ chức theo kế hoạch đã đề ra

Sự kiện này đòi hỏi phải chuẩn bị tốt những việc như truyền thông, marketing, in ấn tài liệu, poster, thư mời. Bên cạnh đó còn phải chuẩn bị cho việc trang trí cho không gian của phòng họp như khẩu hiệu, trang thiết bị, nội thất... Một việc nữa vô cùng quan trọng là bạn nên chuẩn bị các dịch vụ ăn uống, nghỉ ngơi, tea break khi cần thiết cho khách mời.

dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Khi buổi lễ sắp đầu bạn cần chuẩn chị công tác đón tiếp khách mời đại biểu nhiệt tình sau đó tiến hành phát tài liệu và hướng dẫn khách mời ngồi vào đúng vị trí của họ. Khi kết thúc buổi họp báo bạn nên bố trí nhân viên ghi lại biên bản của hội nghị, hội thảo cũng như các ý kiến của ban chỉ đạo của cấp trên.